关于工资条的法律知识

■ 谢炳城

工资条是指用人单位定期发放给员工、反映其工资的凭条，主要记录员工在一个工资支付周期内的各种工资分项和收入总额。

工资条是个民间俗称，并不是一个正式的法律术语，在法律法规里一般称为工资清单。那么，关于工资条的法律知识，都有哪些呢？

工资条应记录的内容

一般来说，工资条所记录的内容，大概可分为基本信息、加项、减项、总额4个部分。

基本信息包括员工姓名、工号、职务或岗位、工资发放期间、工资发放日期等。

加项又称收入项，记录的是员工在该工资支付周期内的各项报酬，根据人力资源薪酬管理理论，劳动报酬指基本薪酬和福利薪酬。前者主要包括基本工资（也称为底薪）、有薪假工资（一般包括法定节假日工资、年休假工资、婚丧病产假工资等）、岗位工资（或职务职级工资）、绩效工资、技术资格补贴（如学历补贴、职业资格补贴、职称补贴等）、工龄工资、加班工资等等。后者主要包括住房补贴、交通补贴、用餐补贴、话费补贴，以及各种奖金、津贴等等。加项之部分称为应发工资。

减项又称扣项，记录的是员工在该工资支付周期内的各项该扣除的项目，主要包括事假、社会保险费、个人所得税、住房公积金，以及其他应当扣除的项目。

总额即应发工资减去扣项之后的实发工资。

关于工资条应当记录的内容，国家层面的法律法规并没有特别细化，用人单位可以自行确定所记录的内容，但不得缺少法定的内容。工资支付暂行规定第6条第3款规定，“用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查……”

发放工资条是用人单位法定义务

用人单位除了详细记录员工各项工资项目以外，还应给员工发放工资条，用人单位不给员工发放工资条的，其行为构成侵害员工知情权，员工可以向劳动监察部门举报，用人单位需承担不利后果。

工资支付暂行规定第5条第3款规定，“……用人单位在支付工资时应向劳动者提供一份其个人的工资清单。”这里所说的“提供”，指的是把工资记录清单发放给员工，也就是说，给员工发放工资条是用人单位的法定义务。

此外，我国最新修订并于2019年1月1日起施行的个人所得税法第10条也规定，“扣缴义务人应当按照国家规定办理全员全额扣缴申报，并向纳税人提供其个人所得和已扣缴税款等信息。”个人所得税属于代扣代缴项目，由用人单位代国家向缴纳个人所得税的个人从其收入中代为扣除，上交税务机关。用人单位代扣后，应当向缴税人提供已扣税款信息，一般在员工工资条中载明。

需要说明的是，国家层面的法律法规虽然没有明确企业不发放工资条属违法行为，但在一些地方性法规中则明确了相应的法律责任。比如，《广东省工资支付条例》第48条第5项规定，“用人单位有下列情形之一的，由县级以上劳动保障部门责令限期改正；逾期未改正的，可以对用人单位处以5000元以上一万元以下的罚款，并可以对其法定代表人处以1000元以上5000元以下的罚款：……（五）未向劳动者本人提供其工资清单的。”

工资条可以是纸质版或电子版

传统的工资条都是用人单位用电脑制作后打印成纸质版本发放给员工，迄今为止，纸质版工资条依然是广大用人单位发放工资条的主流做法。

然而，随着互联网的不断发展和科技的不断创新，越来越多的用人单位改用电子版工资条，比如邮件、微信等，只要能够详细记录员工的工资项目，并有效地提供给员工，都是可以的。而且，采用电子形式发放工资条，方便、快捷、高效，会被越来越多的企业所采用。工资支付暂行规定所规定的“书面记录”员工工资项目，并不局限于纸质形式，也包括电子形式。

但是，无论是纸质形式还是电子形式，都必须发放到员工手上，纸质版一般以员工签收为准，电子版的不要求签收，但必须确保员工知道工资条的发放途径并且能够顺畅收到。

（作者系国家高级人力资源管理师、高级劳动关系协调师）